Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.
Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.
Fondé en 1956, l’iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.
Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.
Environnement et missions principales :
Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, et sous l’autorité de la responsable de service, le ou la gestionnaire administratif(ve) assure la gestion administrative des dossiers de formation continue, d’alternance et de stages.
La Direction de la Formation Continue et Alternance contribue au développement de l’employabilité des différents publics — étudiants en formation initiale, alternants, salariés et demandeurs d’emploi — en accompagnant le développement de leurs compétences et leur insertion professionnelle, en lien avec les besoins du marché et les acteurs concernés.
Les missions principales sont les suivantes :
Participation au développement de la Formation Continue & de l’Alternance :
- Accueillir physiquement et par téléphone les entreprises, les organismes et les futurs participants.
- Gérer les courriels et le courrier du service.
- Établir les conventions de formation professionnelle et gérer leurs avenants, ainsi que les avenants liés aux subrogations des financeurs.
- Mettre à jour les bases de données.
- Assurer le suivi des attestations de présence des alternants et des professionnels en reprise d’études.
- Organiser les comités de pilotage de formation, notamment en préparant les statistiques et en assurant la coordination.
Participation à la gestion des stages :
- Réaliser les conventions de stage, en assurer le suivi et effectuer les relances nécessaires.
- Consolider le calendrier des stages avec les scolarités et le service des Relations internationales, et informer sur les particularités des stages à l’étranger.
- Assurer une veille réglementaire relative aux stages.
- Contribuer à l’amélioration continue du logiciel de conventions de stage et veiller aux délais de réalisation des conventions.
Missions administratives :
- Mettre en place un reporting de l’activité et contribuer à l’amélioration des procédures de stage.
- Participer à la valorisation des activités de l’école et, si besoin, à la promotion des formations, notamment lors des Journées portes ouvertes.
- Le cas échéant, et sous réserve d’un aménagement horaire, contribuer ponctuellement à l’organisation et à la surveillance des tests Score IAE Message.
Savoir- faire :
- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique.
- Analyser et comprendre un besoin en matière d’orientation et de formation.
- Rédiger des courriels adaptés aux demandes reçues.
- Communiquer avec des interlocuteurs variés, internes et externes, et s’adapter à l’hétérogénéité des demandes.
- Assurer le suivi administratif de dossiers et contribuer au reporting de l’activité.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles et discrétion.
- Polyvalence et adaptabilité.
- Rigueur dans la réalisation des dossiers.
- Proactivité.
- Esprit d’équipe.
Diplôme souhaité (s) : Formation de niveau bac à bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l’assistanat de gestion ou de la gestion des organisations. Une formation en lien avec la formation professionnelle, l’alternance ou la gestion des stages serait appréciée.
Expérience souhaitée : Une première expérience en gestion administrative est souhaitée, idéalement dans un établissement d’enseignement supérieur, un service de formation ou un organisme de formation. Une expérience du suivi de conventions, de dossiers de formation ou de stages serait un atout.
Connaissance et outils :
- Connaissance de l’environnement de la formation continue diplômante, de l’alternance et des stages : réglementation, dispositifs, financements et acteurs institutionnels et privés.
- Connaissance globale de l’offre de formation de l’iaelyon.
- Connaissance des métiers, des filières et des parcours professionnels.
- Connaissance des interlocuteurs et des dispositifs administratifs internes à l’Université.
- Aisance avec les bases de données et les outils de gestion administrative.
Service recruteur : iaelyon
Date de prise de poste : Dès que possible
Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON
Temps de travail hebdomadaire : 37h05
Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable
Filière / Grade : Catégorie B
Rémunération mensuelle brute : Si contractuel : 1954€ + prime annuelle
Le poste est ouvert aux personnels contractuels
Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation
Merci d'envoyer votre candidature ( CV et lettre de motivation) avant le 16 novembre 2026