Chargé d’accueil et de gestion administrative H/F

Contexte et missions principales :

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Placée sous la responsabilité de la Directrice administrative de l’iaelyon, le/la Chargé.e d’accueil et de gestion administrative assure un ensemble de missions qui concourent au bon fonctionnement de la structure.

Répartition :

- environ 75% missions d’accueil

- 25% missions de gestion administrative et logistique courante

Environnement de travail : contact permanent avec le public, travail en binôme, missions variées

Activités principales :

Missions d’accueil, information et relation aux publics

Accueil physique des différents publics

•           Accueil téléphonique : renseignements, orientation des appels, prise et transmission des messages

•           Tenue de l’accueil, du standard et du courrier

•           Information des publics sur les programmes et services dispensés par l’iaelyon

Gestion de l’information et des supports de communication

•           Réassortiment de la documentation de l’iaelyon dans les présentoirs

•           Pose et mise à jour des affichages

•           Mise à disposition de revues, flyers et supports en libre-service

     Appui aux activités pédagogiques et aux équipes :

•           Distribution de petites fournitures et de papier aux enseignants

•           Gestion des vidéo-projecteurs

•           Ouverture et fermeture de la salle d’impression pédagogique

•           Mise sous pli du courrier (ponctuellement)

•           Préparation des copies d’examen lors des pics d’activité

     Gestion administrative et logistique courante

•           Traitement du courrier entrant et sortant : tri, distribution, affranchissement

•           Suivi et maintenance de premier niveau de la machine à affranchir

•           Réception des livraisons diverses et répartition auprès des services et personnels concernés

•           Réalisation de tâches logistiques simples (s’assurer du bon fonctionnement des photocopieurs et des machines à café)

•           Résolution de problèmes courants (matériel, salles, absence d’enseignants)

•           Réalisation des demandes et des suivis d’intervention en cas de constat de fuites et de pannes diverses.

     Missions complémentaires

•           Gestion du parc informatique de la composante

•           Travaux administratifs divers

Écosystème de travail

Au sein de l'iaelyon vous travaillerez sous la supervision directe de la Directrice Administrative et Financière.

Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3.